¿Qué son las 5S? ¿Para qué sirven?¿Cómo implantarlas en nuestra empresa?

Las fábricas así como las personas son organismos vivos, que se mueven, que consumen recursos y sobre todo generan desperdicios. Los clientes cada vez piden productos más sofisticados y a un precio razonable, por lo cual las fábricas cada vez deben afinar más sus procesos productivos y están en una búsqueda constante de sobrevivir ante la competencia y los cambios del mercado en donde se desenvuelven.

Una de las herramientas más conocidas y difundidas tanto en la literatura como en los ambientes organizacionales de las empresas son las 5S, las cuales como veremos son poseedoras de conceptos básicos y sencillos de entender, entonces surge la pregunta sin son así de sencillos, ¿por qué razón? no todas las empresas las tienen implementadas, o si lo han realizado lo han hecho de manera precaria y sin obtener los objetivos deseados.

Es necesario una implementación profunda de las 5S (Hirano, 1997), las cuales serán el punto de partida de la mejora de las actividades y así asegurar la permanencia de la empresa en el tiempo.

Como es conocido las 5S provienen del Japón, originalmente cada S representa a una palabra en japonés, pero se ha optado, por mantener la S, independientemente de que la traducción al español sea distinta, de esta manera las hemos occidentalizado. Las 5S se definen como Seiri-Separar, Seiton-Ordenar, Seiso-Limpieza, Seiketsu-Estandarizar y Shitsuke-Disciplina. En (Hirano, 1997) se menciona que en el trabajo diario así como en la vida de una persona las rutinas que mantienen a flote el orden y la limpieza son vitales para generar un flujo uniforme y eficiente de las actividades, tanto el orden como la organización son los pilares más importantes para llegar a conseguir cero defectos, disminuir costes, mejorar al ambiente y la seguridad del puesto de trabajo.

En (Gómez, 2014) se mencionan los que son los principales objetivos de las 5s:

a)      Usar de manera óptima el espacio que se tiene a disposición.

b)      Disminuir los errores y los defectos.

c)      Disminuir las pardas innecesarias y el grado de desgaste de la maquinaria y de las instalaciones.

d)      Reducir el tiempo empleado en buscar materiales.

e)      Reducir los movimientos en traslados de material

f)       Tener y mejorar el control de todo el proceso

g)      Establecer y hacer cumplir los estándares de operación.

h)      Generar una nueva cultura de orden y limpieza en el personal de la empresa.

i)        Crear una gestión visual de la empresa.

j)        Procurar tener puestos de trabajo más ordenados y seguros.

Pues bien, a continuación describiremos a profundidad cada una de las 5S, donde mencionaremos, sus definiciones, aspectos en los que hacen hincapié, así como ciertas herramientas que pueden ser empleadas para una mejor implantación de cada una de ellas, la primera será Seiri o Separar, como la conocemos.

1.      SEIRI-SEPARAR

La primera de las 5S, consiste en separar y clasificar los materiales útiles de aquellos que no lo son, y de igual manera se buscar controlar el flujo de materiales por la planta a fin de evitar obstrucciones. La pregunta clave que debemos realizarnos en esta etapa es si ¿es útil o inútil?.(Rajadell & Sánchez, 2010)

Una de las constantes que ocurren en las empresas, es el criterio utilizado para acumular cosas, es pensar que ha futuro nos podrán servir, aplicar esta etapa implica algunas de las siguientes acciones:

·         Separar lo útil de lo inútil.

·         Mantener o necesario y deshacerse de lo restante, de ser posible reciclarlo o una opción puede ser venderlo y generar un ingreso extra.

·         Esta etapa no solo puede aplicarse al área productiva, sino también a la administrativa.

Beneficios Seiri

La clave para el Seiri, es tener estrictamente lo necesario, si tenemos dudas con algunos elementos, lo mejor será descartarlos, si conseguimos esto podemos obtener varios beneficios en el área de trabajo algunos de los cuales se apuntan a continuación:

·         Se tendrá mayor espacio y sobre todo más seguro.

·         Se facilita el control visual de la planta. Además se reducen los tiempos que requerimos para acceder o mover objetos.

·         Como extra da una mejor visión y permite conocer posibles problemas que hasta entonces estaban ocultas, como focos de contaminación, fugaz, etc.

Etiqueta rojas

Unas de las técnicas más utilizadas en la implementación de esta S, es el uso de las tarjetas rojas, es un método simple para identificar los elementos potencialmente innecesarios en la fábrica, evaluando su utilidad y tratándolos apropiadamente. Esto consiste en colocar una etiqueta en cada artículo que se considere no necesario para la operación constante.  Se colocarán en todos aquellos elementos que creamos pueden ser desechados sea bien porque no son utilizados con frecuencia o bien ya han quedado obsoletos.

El color rojo es utilizado ya que provoca la atención de las personas, cuando un elemento está etiquetado, plantea tres cuestiones básicas:

 ¿Se necesita este elemento?

 ¿Si se necesita, se necesita en esa cantidad?

 ¿Si se necesita, debe estar en esa ubicación?

Además las etiquetas deben ser lo más simple posibles, para que resulte fáciles de rellenar así como de entender.

Iniciar un programa de tarjeta rojas no consiste simplemente es crear tarjetas y empezar a etiquetar los que creamos conveniente, a espaldas debe traer una estrategia muy bien planificada, donde se tomen en cuenta aspectos como, responsables de las tarjetas, identificación de metas que se quieran alcanzar, los criterios que utilizaremos para etiquetar algo o no hacerlo, además del diseño de las mismas, deben contener la información necesaria, ni muy poca ni campos en exceso, una vez que hayamos realizado los etiquetados, debemos decidir qué hacer con ellos y nunca olvidar documentar los resultados obtenidos. Además una opción que manejan las empresas es el uso de áreas de mantenimiento de tarjetas rojas, donde se almacena los elementos que tienen que evaluarse a posteriori. Dicha área debe ser establecida por cada departamento que está implantando las tarjetas rojas.(Hirano, 1997)

En la Figura 1 se puede ver un ejemplo de una tarjeta roja.

Figura 1: Etiqueta roja. Fuente: www.enna.com

2.      SEITON-ORDENAR

Podemos pasar a la segunda S siempre y cuando hayamos implantado la primera, ya que por mucho que tengamos ordenado el espacio de trabajo, el efecto se verá reducido si aún tenemos objetos innecesarios. Básicamente en esta segunda S, debemos tener “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”, debemos ordenar los elementos de tal manera que cualquiera pueda encontrarlos, tomarlos para su uso y sobre todo devolverlos a su lugar correspondiente.

El orden es de vital importancia ya que elimina una de las mudas del lean, los movimientos inadecuados, el tiempo que se pierde al buscar una herramienta, al ir por ella y retornarla. Una de las actitudes que provocan que el Seiton fracase, es dejar para otro día el hecho de ordenar las herramientas, implantar esta etapa necesita acciones como las siguientes:

·         Marcar los lugares o zonas donde van las herramientas, con el uso de siluetas por ejemplo.

·         Siempre disponer de lugares adecuados, que no estén obstruidos o que sean de difícil acceso.

·         Se debe evitar tener ubicaciones duplicadas.

·         Una opción es generar carteles o fotografías de cómo deberían estar los objetos.

Beneficios SEITON

A continuación se exhibe una lista de beneficios que se obtendrán al aplicar el Seiton:

·         Tener una mayor accesibilidad.

·         Aumento de la seguridad.

·         Así como una mejora del flujo de información sobre ubicación y localización.

·         Se evita despilfarros de tiempo y movimientos

Círculo de frecuencia de uso

Una manera sencilla de poner está etapa en marcha se muestra en (Rajadell & Sánchez, 2010) , consiste en elaborar un círculo de frecuencias de uso, Figura 2 ya que el objetivo es desarrollar un orden óptimo de las cosas, es lógico que por ejemplo, las cosas de uso constante las coloquemos cerca y al alcance de la mano, las utilizadas de manera ocasional, deberán estar colocadas en lugares de almacenaje de uso común y las que sean utilizadas solo algunas veces, pues deberán estar en el almacén respectivo, es así que .el circulo nos ayuda a determinar estos aspectos.

Figura 2: Círculo de frecuencia de uso. Fuente:(Rajadell & Sánchez, 2010). Elaboración: Propia

SEISO-LIMPIAR

Una vez hayamos implantado las anteriores dos S, de que sirven si los equipos o herramientas que utilizamos están sucios, la tercera S está ligada con la limpieza, retirar el polvo, virutas y toda suciedad del puesto de trabajo.

El propósito obvio de la limpieza, es que nuestro puesto de trabajo sea un lugar limpio, pulido en los que todos puedan trabajar a gusto.(Hirano, 1997). Las empresas deben dejar de lado la idea, de esas largas jornadas de limpieza, a fin de mes o los últimos días del año, la limpieza deber ser un hábito diario.

Al hablar de limpieza aparece el concepto de inspección, ya que una vez que la limpieza se ha convertido en algo común es necesario realizar una inspección de todo el espacio de trabajo y eliminar aquellas inconsistencias que vayamos encontrando como fugas, tornillos o pernos flojos, cables descubiertos, etc.

 La limpieza siempre ha estado ligada a tener un buen ambiente de trabajo. La clave está en realizar una limpieza inteligente, recordando que no es más limpio quien más limpia sino quien menos ensucia, no debemos quedarnos en el hecho de solo limpiar el área de trabajo y todos los elementos que tienen relación son él, sino llegar a prevenir que se vuelva a ensuciar. Poco a poco podremos ir definiendo cuales son las condiciones óptimas que debe tener nuestra área de trabajo.

·     Para lo cual en (Carreras & García, 2010), se manifiesta los comportamientos que debemos asumir en esta etapa:

·         Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

·         La limpieza como una tarea de inspección necesaria.

·         Buscar las causas y las fuentes de la suciedad.

Para conseguir la integración en el día a día de la empresa, se deben eliminar barreras clásicas que existen dentro de las empresas, como por ejemplo, que la limpieza solo la realizan los operarios o solo el personal de limpieza, el trabajo es de un solo equipo. Es por esto que la limpieza, no consiste en solo limpiar, debe estar acompañado de un plan bien estructurado se deben definir metas, asignar responsabilidades, se debe determinar los métodos de limpieza, esto involucra, que herramientas se necesitarán cuanto tiempo toma la limpieza, un referente es que la limpieza no debe durar más de 5 minutos, así como crear estándares de limpieza, y finalmente implantar la limpieza(Hirano, 1997).

Beneficios del Seiso

Algunos de los beneficios del SEISO son expuestos en (Rajadell & Sánchez, 2010):

·         Se reduce el riesgo de accidentes.

·         Se alarga la vida útil de los equipos, ya que se pueden detectar fugas o averías con mayor facilidad.

·         Se origina un efecto multiplicador, limpieza trae como consecuencia más limpieza.

·         Encontrar defectos se convierte en una tarea más sencilla.

·         Un ambiente de trabajo, tiene un efecto positivo en la moral de los trabajadores.

SEIKETSU-ESTANDARIZAR

La cuarta S difiere de las tres anteriores ya que más que ser una actividad, que sí que las tiene, consiste en mantener los conseguido hasta ahora, ya que supone fijar métodos que permitan hacer perdurables las tres S anteriores. En otras palabras el Seiketsu, integra el Seiri el Seiton y el Seiso.

Con la estandarización determinaremos los lugares donde deben estar las cosas, y como deben desarrollarse las actividades para lo cual se usan Figura 4 señalizaciones, mapas de ubicación, fotografías, dibujos siluetas, etc(Gómez, 2014). Tener un estándar establecido, es la mejor manera para hacer las cosas para todos ya sean un documento, un manual, etc. Uno de los grandes enemigos del Seiketsu, es el hecho de hacer hoy las cosas y mañana no, y cada día que vayamos incumpliendo al final se acumularán y se habrá retrocedido en lo conseguido.

La estandarización es de vital importancia ya que es una manera de preservar el know-how y la experiencia, dicta las pautas  para poder medir el desempeño, crea una base para la auditoría y sobre todo se evita errores frecuentes y minimiza la variabilidad(Rajadell & Sánchez, 2010).

Al igual que las S anteriores, estandarizar conlleva un proceso previo antes de su implantación, primero se deben asignar responsabilidades de las 3S anteriores, debemos integrar las actividades de las 3S anteriores a las tareas regulares y sobre todo controlar el nivel de mantenimiento de la implantación(Hirano, 1997).

Beneficios Seiketsu

Algunos de los beneficios del seiketsu son los siguientes:

·         Se obtiene un conocimiento más profundo de las instalaciones.

·         Se evitan retrocesos en lo ya implantado.

·         Se crean hábitos de limpieza.

·         Se evitan errores en las actividades, que puedan generar accidentes o condiciones inseguras.

Figura 3: Ejemplo de Estandarización Fuente: leanthinking.wordpress.com

SHITSUKE-DISCIPLINA

La disciplina es la última S, dentro de una fábrica esta palabra, genera sensaciones negativas, porque se la asocia con castigo, sanciones, etc, pero en el contexto que estamos exponiendo tiene otro significado, tiene por objeto crear los hábitos de mantener los procesos de una manera adecuada. Se dice que esta S es la más fácil de aplicar ya que consiste en mantener lo que ya está realizado, pero al mismo tiempo es la más difícil ya que tiene mucho que ver con el grado de compromiso de las personas y del énfasis que estas pongan en el proyecto de implantación, el aplicar la disciplina conlleva a llevar acabo comportamientos como los siguientes(Rajadell & Sánchez, 2010):

·         Respetar las normas y estándares establecidos en la organización.

·         Tener siempre presente el grado de aplicación y cumplimiento de las normas.

·         Realizar auditorías y comunicar a todos los miembros del equipo a fin de tener una correcta autoevaluación.

Algo que es importante de mencionar, es como implantar la disciplina, ya que no es algo visible o medible, ya que existe en la conciencia de las personas, y solo al ver sus acciones y comportamientos, se podrá evidenciar que esta existe, por lo cual es de vital importancia crear las condiciones para que la disciplina sea viable, debemos promoverla y aquí es donde la dirección juega un papel relevante, desde ahí se deben generar las acciones para educar a los empleados, crear los equipos de responsables, asignar los espacios y recursos que se requieran, dar apoyo moral y reconocer los logros obtenidos y sobre todo deben enseñar con el ejemplo.

De igual manera los empleados tiene que hacer su papel, estando predispuestos a seguir aprendiendo, difundir con sus compañeros lo aprendido hasta el momento, participar de manera plena en las actividades que la organización realice y presentar propuestas a los directivos.

Para fomentar la disciplina y el espíritu de las 5S dentro de la organización se puede hacer uso de algunas herramientas y técnicas Figura 4, siendo eslóganes 5S, usados para promover y comunicar los temas de la empresa, se usan pósteres, que pueden ser colocados en diferentes zonas de la empresa, una buena opción también es el uso de paneles de historias y fotografías, para mostrar el antes y después de la implantación y una herramienta más el uso de manuales de bolsillo 5S, donde se muestren definiciones, descripciones, etc.

Figura 4: Folletos de las 5S. Fuente: imaginarea-ic.com.ar

Resistencia a la implantación de las 5S

Cualquier empresa que introduzca alguna nueva metodología, que exija un cambio de cultura empresarial, va a tener resistencia, a continuación se exponen algunos tipos de resistencia que pueden llegar a presentarse(Hirano, 1997):

1.      ¿Qué hay de beneficios en el orden y la organización?

Mientas la fábrica no se encuentre en un estado de orden limpieza y organización aceptable, serán necesarias las 5S.

2.      ¿Por qué limpiar, si luego de un tiempo todo va a estar sucio de nuevo?

Un grave problemas en las empresa, es que las personas se acostumbran a como se ve todo, y si su ambiente de trabajo generalmente está sucio y desordenado, pues lo ven como algo natural, lo cual resulta ilógica si lo analizamos desde el punto de vista de lo poco beneficioso que esto implica para la calidad y la eficiencia del trabajo.

3.      Implantar la metodología, no aumentará la producción.

Es muy típico que los trabajadores, sobre todo de las áreas de producción crean que dentro de sus actividades no está lo de limpiar y ordenar, es algo comprensible en un inicio sobre todo si nunca han sido sumergidos en este tipo de actividades, de esta manera esto de convierte en uno de los retos que tiene por adelante la empresa para generar ese cambio de cultura empresarial.

4.      La empresa ya “tiene” las 5S

Todas las empresas limpian y ordenan de cierta manera, todas lo hacen, pero nunca llegan a profundizar, sus acciones apenas rozan la superficie de lo que implica la metodología, se contentan con ordenar un poco, o tener algunas estanterías ordenadas.

5.      Hace varios años que tenemos implantadas las 5s

Muchas veces este tipo de metodologías son vistas como una moda pasajera, sobre todo en empresas que han fracasado en su implementación en un primer momento, así que no ven motivos para intentar implementarlas de nuevo. Debe generarse ese cambio de mentalidad, donde se muestre que las 5S son un primer gran paso para realizar todo tipo de mejoras.

6.      No tenemos tiempo para dedicarnos a este tipo de tareas

Es comprensible que muchas veces en las empresas, las tareas de producción abarquen más tiempo del estimado muchas de las veces, esta es una de las razones por las cuales las tareas de orden y limpieza de vienen dejando de lado, pero la empresa debe de organizarse de tal manera que estas tareas no sean demasiados descuidadas, podemos dejarlas de lado por un corto periodo de tiempo, pero nunca abandonarlas.

7.      ¿Por qué necesitamos implantar las 5S?

La frase, es que así lo hemos hecho siempre, se hace presente muchas de las veces, sobre todo en empresas, que les va relativamente bien, así que si mencionamos estos conceptos, que puedan mejorar sus operaciones, pues prefieren mantenerse como lo han hecho hasta ahora.

Posiblemente aparecerán muchos tipos más de resistencias, ya que dependerá de la empresa, del proceso, del personal, etc, lo que sí es muy importante, es no dejar pasar por alto, e intentar ir solucionando cada una de ellas, para evitar que a futuro las mejoras obtenidas no seas solo superficiales.

Como hemos visto esta metodología, es una herramienta con un impacto poderoso, siempre y cuando sea implantada de una manera correcta, no podemos dejar de mencionar, que dependerá mucho de compromiso de la organización, el éxito de la misma. Finalmente los invitamos a poner en práctica los puntos claves aquí mencionados, comiencen por algo pequeño, una actividad, una área en donde los cambios sean rápidos y muy evidentes.

Escrito por:

Alfredo Quito S.

Msc. Ingeniero Industrial